Handleiding voor een veilig beeldbelgesprek met praatbox.be

Er zijn heel wat beeldbeltools beschikbaar. Praatbox.be is een gratis gebruiksvriendelijke tool – zowel voor hulpverleners als voor cliënten. Bovendien kan je er ook veilig gesprekken tussen jou en je cliënt mee voeren als je deze handleiding volgt.

Start door hulpverlener

1. Gebruik als hulpverlener bij voorkeur je laptop en geen smartphone om vlot te kunnen beeldbellen
2. Gebruik Google Chrome als browser (en niet ‘Internet Explorer’ of ‘Edge’)

3. Ga naar praatbox.be

   • Klik linksboven op de gewenste taal
   • Kies drie woorden:
     • naam van de praatbox
     • locatie
     • kies een willekeurig woord uit de lijst

   Belangrijk: kies geen vertrouwelijke woorden bij de eerste twee

   zoals naam van de cliënt of het onderwerp van het gesprek.

   Klik op “Start de praatbox”

4. Eens de chatroom is opgezet kan het zijn dat je moet bevestigen: microfoon en camera toestaan

5. Als je jezelf in beeld ziet en je microfoon werkt, moet je nog iets het volgende doen:

   • Klik rechtsonder op en klik op ‘add password’ (wachtwoord toevoegen)
   • vul een zelfgekozen wachtwoord in  en druk op enter.
   • Belangrijk: kies niet voor een wachtwoord dat je normaal zelf gebruikt,
   • je moet dit immers doorgeven aan de cliënt.
   
   
6. • Klik op de drie puntjes helemaal rechtsonder
   • en klik dan op ‘blur my background’.
   • Je zal zien dat je achtergrond waziger wordt.
   • Doe dit zeker wanneer je van thuis uit werkt.
   
   

Opzetten van de verbinding met cliënt

7. Je hebt 2 mogelijkheden …

   • OFWEL een niet-veilige verbinding maken met je gesprekspartner omdat je geen privacygevoelige info zal uitwisselen of niet in functie van hulpverlener met iemand wil praten:
     Kopieer dan de link en/of gebruik whatsapp en e-mail rechtsboven om die link te verzenden.
   • OFWEL wil je een veilig gesprek voeren met twee en dan mag je die verzendopties rechtsboven NIET gebruiken, maar voer je de volgende stappen uit:

8. Bel of SMS met je cliënt

   • Geef hem of haar de drie woorden door:
     • de naam van de praatbox;
     • de locatie;
     • het willekeurig woord.

   Belangrijk: verzend die woorden niet via email!

   • Vraag je cliënt om praatbox.be te openen
     • Gebruikt je cliënt een smartphone – dan zal hij de Jitsi-app moeten downloaden;
     • Gebruikt je cliënt een laptop – dan kan hij direct verder.

   Begeleid de cliënt bij het invullen van deze drie woorden.

9. Eens dat gelukt is zal het systeem het wachtwoord vragen, geef dan pas het wachtwoord door (om het niet te ingewikkeld te maken).

Communicatie kan starten

10. Als alles gelukt is, kan je elkaar nu zien. Zie veelgestelde vragen als dit toch niet het geval is.
11. Let op: als je een derde persoon wil toelaten tot het gesprek, dan is de beveiliging niet van het hoogste niveau zoals hierboven vermeld

12. Bij aanvang gesprek:

    • Zeg je cliënt dat het gesprek niet mag opgenomen of gestreamd worden en enkel tussen hulpverlener en cliënt is;
    • Ook de hulpverlener belooft dat gesprek niet wordt opgenomen en dat dit als een gewoon gesprek zal verlopen (notities worden genomen op papier of op de laptop).

13. Aandachtspunten tijdens het gesprek: de hulpverlener kan zien:

    • of er wordt opgenomen (oranje bol met in het wit REC in verschijnt rechtsboven);
    • of gelivestreamd (blauwe bol met in het wit LIVE in verschijnt rechtsboven);
    • of er iemand bij in het gesprek zou komen (extra scherm komt erbij).

14. In deze gevallen deel je cliënt mee dat de voorwaarden voor een vertrouwelijk gesprek niet gevolgd werden en zet je het gesprek meteen stop.

    Als er een derde persoon in het gesprek komt, kan je die uit het gesprek zetten.

    Dat doe je door op de drie puntjes rechtsboven in het scherm van de ongewenste gesprekspartner op "Kick out" te klikken.

    
    
15. Op het einde van het gesprek druk je op de rode telefoon-toets midden op je scherm. Het is aan te raden de drie woorden die je koos om de praatbox op te zetten en het wachtwoord niet opnieuw te gebruiken.

16. Ter info:

    Enkel wanneer je slechts met twee aan het gesprek deelneemt, zijn de gesprekken end-to-end en peer-to-peer beveiligd. De inhoud loopt dan niet via de server maar rechtstreeks tussen de twee gesprekspartners. De server dient enkel om de beveiligde verbinding op te zetten.

    Wanneer je met meer dan twee aan het gesprek deelneemt, lopen de gesprekken over de centrale server en zijn deze niet meer end-to-end en peer-to-peer beveiligd.

17. Hier vind je algemene info van praatbox.be en veelgestelde vragen.

    Neem deze veelgestelde vragen zeker eens door… er zitten een paar eenvoudige technische kwesties bij die je kunnen helpen als je met de cliënt toch geen vlot contact krijgt.

18. Tip: probeer het eerst zelf met een collega!

Deze handleiding is een initiatief van Bavo Van den Heuvel met dank aan SAM – Steunpunt Mens en Samenleving (Sandra Beelen), OHUP en Netwerk Onlinehulp Vlaanderen (Philippe Bocklandt) en vele andere hulpverleners voor hun feedback en voor het testen.