Il existe de nombreux dispositifs de vidéoconférence. Praatbox.be est un outil gratuit et d’usage facile, pour les client·es comme pour les conseillers. Il peut donc être utilisé pour mener des séances avec vos client·es à distance. Ce manuel vous montre comment mener en toute sécurité une séance de vidéoconférence.

Le conseiller lance la session

  1. Utilisez votre ordinateur plutôt que votre téléphone mobile. Vous aurez une meilleure qualité d’image.
  2. Utilisez le navigateur Google Chrome (et non Internet Explorer ou Edge).

  3. Ouvrez le site www.praatbox.be

    • Sélectionnez votre langue dans le coin supérieur gauche
    • Choisissez trois noms :
      • le nom de la Praatbox
      • le lieu
      • un mot choisi dans la liste
      Attention : n’utilisez pas de mots confidentiels pour les deux premières options,
      comme le nom de la cliente ou du client ou le sujet de la séance.
    • Cliquez sur " Démarrez la Praatbox".
  4. Une fois la salle de séance ouverte, il est possible que vous soyez invité·e à autoriser l’accès au microphone et à la caméra de votre ordinateur.

  5. Une fois que vous vous voyez à l’écran et que votre microphone est ouvert, il faudra procéder ainsi:

    • Cliquez sur dans le coin inférieur droit puis sur 'Ajouter mot de passe',
    • Tapez un mot de passe et confirmez.
    • Important : ne choisissez pas un mot de passe que vous utilisez déjà.
    • Rappelez-vous que vous partagerez ce mot de passe avec votre client·e

    Screenshot
    • Cliquez sur les trois points en bas à droite.
    • Puis cliquez sur
    • ‘flouter mon arrière plan’.
    • Floutez l’arrière-plan de l’endroit où vous vous trouvez.
    • N’oubliez pas de le faire quand vous travaillez hors de chez vous.

    Screenshot

Établissez une liaison avec la cliente ou le client

  1. Vous avez deux options...

    SOIT

    • vous établissez une liaison non sécurisée avec votre client·e si vous ne comptez pas échanger des informations confidentielles ou ne parlez pas en qualité de conseiller. Dans ce cas, copiez le lien et/ou utilisez les options d’envoi dans le coin supérieur droit (WhatsApp et  Mail) pour envoyer le lien.

    OU

    • vous établissez une liaison sécurisée pour une séance confidentielle avec votre client·e. Dans ce cas, n’utilisez PAS les options d’envoi dans le coin supérieur et procédez de la manière suivante :

  2. Appelez votre client·e ou envoyez-lui un texto

    • Fournissez-lui les trois mots :
      • le nom de la Praatbox
      • le lieu
      • le mot choisi dans la liste

    Attention: ne lui envoyez pas ces mots par courriel !

    • Demandez à votre client·e de lancer www.praatbox.be
      • si votre client·e utilise un téléphone portable, il ou elle devra télécharger l’application mobile Jitsi.
      • Si votre client·e utilise un ordinateur portable, il ou elle peut lancer immédiatement la séance
    • Aidez votre client·e à saisir ces trois mots
  3. Le système demandera alors un mot de passe. Ne communiquez le mot de passe à votre client·e qu’à ce stade (et ce afin de ne pas lui rendre les choses plus compliquées).

La séance peut commencer

  1. Si tout fonctionne normalement, vous pouvez maintenant vous voir mutuellement. Ouvrez la rubrique Foire aux questions si ce n’est pas le cas.

  2. Attention : le degré de sécurité décrit ci-dessus diminuera si vous invitez une tierce personne à votre séance.

  3. Au début de la séance :

    • Informez votre client·e que la séance ne doit pas être retransmise ou mise en ligne et qu’elle se déroule donc strictement entre lui ou elle et vous.
    • Vous devez vous aussi promettre que la séance ne sera pas enregistrée (le conseiller prendra des notes sur papier ou sur son ordinateur portable comme pendant une séance normale).

  4. Points d’attention pendant la séance : le conseiller peut voir :

    • si la séance est enregistrée (un cercle orange avec en blanc les lettres REC apparaît dans le coin droit).
    • ou retransmise (un cercle bleu avec en blanc les lettres LIVE apparaît dans le coin droit)
    • ou si quelqu’un cherche à se joindre à la séance (un nouvel écran apparaît).

  5. Si l’un de ces cas se produit, informez votre client·e que les conditions d’une séance confidentielle ne sont pas remplies et arrêtez immédiatement la séance.

    Vous pouvez chasser de la séance toute personne cherchant à y entrer sans autorisation.

    Il suffit pour cela de cliquer sur les trois points dans le coin supérieur droit de l’écran de la personne indésirable, puis de cliquer sur "Kick out".


    Screenshot
  6. A la fin de la conversation, pressez la touche rouge téléphone au centre de votre écran. Nous vous recommandons de ne pas réutiliser les trois mots que vous avez choisis pour ouvrir une séance ou comme mot de passe.

  7. Pour votre information:

    La confidentialité des séances ne peut être garantie que si elles se déroulent strictement entre deux personnes. Dans ce cas, le contenu des conversations ne passe pas par le serveur mais directement entre les deux interlocuteurs. Le serveur ne sert qu’à établir une liaison sécurisée.

    Lorsque trois personnes ou plus participent à la séance, les données transitent par le serveur principal et la séance bout à bout et pair à pair n’est plus sécurisée.

  8. Vous trouverez ici des informations générales sur praatbox.be. Consultez aussi la Foire aux questions .

    Lisez les Q&R. Elles expliquent comment résoudre les problèmes techniques qui se présentent couramment lorsqu’on essaie d’entrer en contact avec le client·e.

  9. Conseil : testez d’abord le dispositif avec un collègue !
Ce manuel a été conçu à l’initiative de Bavo Van den Heuvel sur base d’informations, de conseils et de tests réalisés au SAM - Steunpunt Mens en Samenleving (Sandra Beelen), OHUP et Netwerk Onlinehulp Vlaanderen (Philippe Bocklandt) et par divers autres travailleurs sociaux.