Es gibt viele verschiedene Videokonferenz-Tools. Praatbox.be ist ein kostenloses, benutzerfreundliches Tool - sowohl für Berater als auch für Klienten. Wenn Sie nach diesem Handbuch arbeiten, kann es ebenfalls zur sicheren Durchführung von Sitzungen mit Klienten verwendet werden.

Der Berater beginnt die Sitzung

  1. Benutzen Sie lieber Ihren Laptop als Ihr Smartphone, damit Videoanrufe problemlos gelingen.
  2. Verwenden Sie als Browser Google Chrome (nicht „Internet Explorer“ oder „Edge“).

  3. Gehen Sie zu www.praatbox.be

    • Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache in der linken oberen Ecke aus.
    • Geben Sie drei Begriffe ein:
      • den Name der Praatbox
      • Ihren Standort
      • Wählen Sie dann ein beliebiges Wort aus der Liste.

      Achtung: Verwenden Sie für die ersten beiden Optionen keine vertraulichen Wörter, wie z.B. den Namen des Klienten oder das Thema der Sitzung.
    • Klicken Sie auf "Starten Sie die Praatbox".
  4. Sobald der Chatroom eingerichtet ist, müssen Sie (möglicherweise) Folgendes bestätigen: Zugang zu Mikrofon und Kamera erlauben.

  5. Sobald Sie sich auf dem Bildschirm sehen und Ihr Mikrofon funktioniert, erledigen Sie bitte Folgendes:

    • Klicken Sie zunächst auf die untere rechte Ecke und dann auf „Passwort hinzufügen“,
    • geben Sie ein Passwort Ihrer Wahl ein und drücken Sie die Entertaste.
    • Wichtig: Wählen Sie kein Passwort, das Sie selbst bereits verwenden.
    • Denken Sie daran: Sie werden dieses Passwort mit Ihrem Kunden teilen.

    Screenshot
    • Klicken Sie auf die drei Punkte unten rechts,
    • dann klicken Sie auf
    • „Meinen Hintergrund unscharf machen".
    • Ihr Hintergrund wird unscharf.
    • Achten Sie darauf, dieses zu erledigen, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten.

    Screenshot

Stellen Sie eine Verbindung mit dem Kunden her

  1. Sie haben zwei Möglichkeiten...

    ENTWEDER

    • Sie stellen keine sichere Verbindung mit Ihrem Klienten her, da Sie nicht beabsichtigen, datenschutzrelevante Informationen auszutauschen oder da Sie nicht als Berater zu jemandem sprechen. Kopieren Sie in diesem Fall den Link und/oder verwenden Sie die Sendeoptionen in der rechten oberen Ecke (WhatsApp und E-Mail), um den Link zu versenden.

    ODER

    • Sie stellen für eine vertrauliche Sitzung mit Ihrem Klienten eine sichere Verbindung her. In diesem Fall sollten Sie die Sendeoptionen in der rechten oberen Ecke NICHT verwenden, sondern wie folgt vorgehen:

  2. Rufen Sie Ihren Klienten an oder schreiben Sie ihm eine SMS.

    • Nennen Sie ihm/ihr die drei Begriffe:
      • den Namen des Chatrooms
      • Ihren Standort
      • das zufällig ausgesuchte Wort
        Achtung: Schicken Sie Ihrem Klienten diese Begriffe nicht per E-Mail!
    • Bitten Sie Ihren Klienten, www.praatbox.be zu starten.
      • Wenn Ihr Klient ein Smartphone verwendet, muss er/sie die Jitsi-App herunterladen.
      • Wenn Ihr Klient einen Laptop benutzt, kann er/sie sofort fortfahren.
    • Seien Sie Ihrem Klienten bei der Bearbeitung dieser drei Begriffe behilflich.
  3. Sobald Sie dieses erledigt haben, wird das System das Passwort anfordern. Erst jetzt sollten Sie das Passwort eingeben (um die Dinge nicht zu kompliziert zu machen).

Die Sitzung kann beginnen

  1. Wenn alles so funktioniert, wie es sollte, müssten Sie sich jetzt sehen. Ist dieses nicht der Fall, prüfen Sie die häufig gestellten Fragen.

  2. Achtung: Wenn Sie möchten, dass eine dritte Person an der Sitzung teilnimmt, wird die Sicherheitsstufe nicht so hoch sein, wie oben beschrieben.

  3. Zu Beginn der Sitzung:

    • Informieren Sie Ihren Klienten darüber, dass die Sitzung nicht aufgezeichnet oder gestreamt werden darf, und dass sie nur zwischen Berater und Klient stattfindet.
    • Der Berater muss ebenfalls sicherstellen, dass die Sitzung nicht aufgezeichnet wird (Wie bei einer normalen Sitzung macht sich der Berater Notizen auf Papier oder auf seinem Laptop).

  4. Folgendes ist während der Sitzung zu beachten: Der Berater kann Folgendes sehen:

    •  ob die Sitzung aufgezeichnet wird (oben rechts erscheint ein orangefarbener Kreis mit dem Wort REC in weiß darin).
    • oder ob sie live gestreamt wird (oben rechts erscheint ein blauer Kreis mit dem Wort LIVE in weiß darin)
    • oder wenn jemand an der Sitzung teilnehmen möchte (es erscheint ein zusätzlicher Bildschirm).

  5. Sollte dieses der Fall sein, informieren Sie Ihren Klienten, dass die Bedingungen für eine vertrauliche Sitzung nicht erfüllt sind und brechen Sie die Sitzung sofort ab .

    Wenn eine dritte Person der Sitzung beitritt, können Sie diese aus der Sitzung entfernen.

    Klicken Sie in diesem Fall zunächst auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke des Bildschirms der unerwünschten Person. Klicken Sie sodann auf „Kick out".


    Screenshot
  6. Drücken Sie am Ende des Gesprächs die rote Telefontaste in der Mitte Ihres Bildschirms. Wir empfehlen Ihnen, die drei Begriffe, die Sie zur Einrichtung des Chatrooms oder des Passworts gewählt haben, nicht ein weiteres Mal zu verwenden.

  7. Zu Ihrer Information:

    Die Sitzungen sind nur bei zwei Teilnehmern durchgehend und Peer-to-Peer gesichert. In diesem Fall wird der Inhalt nicht durch den Server geleitet, sondern fließt direkt zwischen den beiden Gesprächspartnern hin- und her. Der Server wird nur zum Einrichten der sicheren Verbindung gebraucht.

    Wenn drei oder mehr Personen an der Sitzung teilnehmen, werden die Daten über den Hauptserver geleitet und die Sitzung ist nicht mehr durchgängig und Peer-to-Peer-gesichert.

  8. Hier finden Sie allgemeine Informationen zu praatbox.be und häufig gestellte Fragen.

    Lesen Sie bitte die FAQs. Hier wird die Lösung einiger technischer Probleme erklärt, wenn man bei dem Versuch, den Kunden zu kontaktieren, auf Schwierigkeiten stößt.

  9. Tipp: Testen Sie es zuerst mit einem Kollegen!
Dieses Handbuch wurde auf Initiative von Bavo Van den Heuvel mit Input, Feedback und Tests von SAM - Steunpunt Mens en Samenleving (Sandra Beelen), OHUP und Netwerk Onlinehulp Vlaanderen (Philippe Bocklandt) und vielen anderen Sozialarbeitern entwickelt.